どうも こんにちは!
あれやこれやを考えるだけ考えて頭のCPUの限界を超えてしまいがちな佐藤です。

みなさん仕事をしていると、様々なタスクが毎日のように容赦なく降り注いできますよね?人間の記憶は新しいものが入るたびに、古い記憶が奥に追いやられていくので常にリマインドをしておかないとなりません。

また仕事の優先順位ややるべきことをぱっと見れると、頭がすっきりします。ここではそんなカオスになりがちな仕事のTo doややるべきこと、はたまた思考を拡げていくために便利なXmindについてまとめました!

そもそもマインドマップって何??

マインドマップとは、トニー・ブザン氏が考えた思考の整理やアイデア発想の為のノート術です。
もうマインドマップが注目されてから久しくなりますが、実際にビジネス等で活用している人は正直まだ少ない印象があります。

ただ一度使い始めると、マインドマップ無しでは仕事ができなくなるほど便利です。

マインドマップ超入門 (トニー・ブザン天才養成講座)はAmazonなどでも購入できますので、興味のある方はぜひ!

本家のマインドマップは紙とペンを使ってアイデアと思考を書き出していきますが、最近ではパソコンでマインドマップを作成できるソフトもいくつかあります。
今回はそんなマインドマップソフトの「Xmind(エックスマインド)」のインストール方法から基本的な使い方まで紹介していきます!

Xmind(エックスマインド)ってどんなソフト??

これは私が昔に「実現したいこと」を頭の中から吐き出したマインドマップです。
頭の中で考えていることをすべて出しきって見える化する思考法の「ブレインダンプ」を行いそれをXmind上に記録したものです。
こういったものが作成できるのがマインドマップのソフト「Xmind」です。

XmindをPCにインストールしよう!

Xmindには無料版と有料版がありますが、個人で使う分には無料版で全く問題ありません。
無料で多機能というのがXmindの魅力でもあります。

まずはXmindの公式ホームページから最新のXmindを無料ダウンロードします。

XmindはWindows版とMac OS版に対応しています。
この2つのOSに対応していればほとんどの方が使えるとは思います。

今回は、Windows版でダウンロードしていきます。
「ライセンスの内容に同意します。」にチェックボタンを入れると、

「Windows版Xmindダウンロード」のボタンが明るくなりますので、そちらをクリックします。

クリックするとダウンロードが始まります。
ダウンロードが完了したらクリック!

Xmindのインストーラーが立ち上がりますので「Next」をクリックして進みます。

ここでは「I accept the agreement(ライセンスに同意する)」を選択し、「Next」をクリック。

次にパソコンのどこのフォルダに保存するかを設定できます。
任意の保存先を選んだら「Next」をクリック。

「Create a desktop icon(デスクトップにアイコンを作成する)」
「Create a Quick Launch icon(クイック起動のアイコンを作成する)」

※Quick Launch icon・・・Windowsツールバーのひとつで画面下のタスクバー左端に表示させることです。

デフォルトのままで良いと思いますので、そのまま「Next」をクリック。

ここでは「Install(インストール)」をクリック。
インストールが開始され、完了するとデスクトップ上にXmindのアイコンが登場です。
ここまでがインストールの流れになります。

Xmindは用途・デザイン・テンプレートが豊富!

Xmindを立ち上げると・・

このような画面が出てきます。
用途に合わせて選択することで、最適なマインドマップを作ることができます。
全16種類は以下の通りです。

  1. マップ
  2. 均衡マップ(上から下方向)
  3. 均衡マップ(時計回り)
  4. 均衡マップ(反時計回り)
  5. 組織図(上から下方向)
  6. 組織図(下から上方向)
  7. ツリー(右)
  8. ツリー(左)
  9. ロジック図(右)
  10. ロジック図(左)
  11. タイムライン(横)
  12. タイムライン(縦)
  13. 魚骨図(右向き)
  14. 魚骨図(左向き)
  15. マトリックス(行)
  16. マトリックス(列)

これらの使い分けは実際に使っていく中で試してみると良いでしょう。

そして上記のどれかを選ぶと今度はマインドマップのデザインである「テーマ」を選択できます。

テーマは全28種類あります。
マインドマップの背景のデザインや色、吹き出しや枝のデザインがテーマによって変わります。

  1. プロフェッショナル
  2. ビジネスⅠ
  3. ビジネスⅡ
  4. ビジネスⅢ
  5. ビジネスⅣ
  6. ビジネスⅤ
  7. ビジネスⅥ
  8. マンゴー
  9. ネオンイエロー
  10. 緑茶
  11. カートゥーン
  12. クールミント
  13. ブラッサムⅠ
  14. ブラッサムⅡ
  15. ブループリント
  16. オータム
  17. パストラル
  18. ブルー&ホワイト
  19. チョーク
  20. シークレット
  21. 水墨画
  22. ライト
  23. クラシックⅠ
  24. クラシックⅡ
  25. アカデミック
  26. ビンテージ
  27. シンプル

ビジネスシーンに合わせて使い分けるのも良しですし、自分の好きなデザインを選ぶのも良しです。

また上記で紹介した完全な新規マインドマップ以外に、すでにテンプレート化されたものも全20種類用意されています。

  1. 週間計画
  2. 意思決定
  3. スケジュール
  4. 原因と結果
  5. SWOT分析
  6. 会議管理
  7. ショートミーティング
  8. 組織図
  9. プロジェクトダッシュボード
  10. プロジェクトステータスレポート
  11. プロジェクトプラン
  12. 従業員リスト
  13. マーケティング
  14. 対話の準備
  15. 販売交渉
  16. 個人管理
  17. ダイエットプログラム
  18. 旅行プラン
  19. フローチャート
  20. To Doリスト

既存のテンプレート以外にも自分でテンプレートを作成することも可能ですので、よく使うであろうマインドマップはテンプレート保存しておくとかなり効率的になります。

Xmindを実際に操作してみよう!

上記のテーマなどを選択し、新規作成すると起点である「中心トピック」があります。

クリックすることでテキスト入力が可能です。

起点から枝を伸ばすには、「Tab」ボタンを押します。
主トピック1というのができました。

主トピックの下には、さらにサブトピックというものができます。
このサブトピックからさらにトピックを作成していくことができます。
実際に使ってみると5分ほど操作すれば基本の使い方はマスターできます。

またそれぞれのトピックなどには、一目でわかりやすいような「マーカー」と呼ばれるアイコンが全9種類用意されています。

  1. タスク優先度
  2. タスクの進捗
  3. スター
  4. ひと
  5. 矢印
  6. 記号
  7. 曜日

マーカーを入れ込んでみるとこんな感じです。
テキストだけで表現するよりも、マーカーを使うことで直感的に重要度や進捗を判断できます。

さらにExcelやWord、PowerPointなどのファイルも添付することができたり、画像を添付することもできます。
これができるとかなり応用範囲が拡がりますよね。

以上は本当の基本的な操作になるので、使い方次第で万能なマインドマップソフトです。

ちなみにXmindで作成したファイルは「Xmind Workbook」というファイルで保存されます。
Xmindがインストールされているパソコンでは閲覧・編集ができますので、仕事上で共有する場合はそれぞれのパソコンにXmindをインストールする必要があります。

Xmindでできることはたくさん!私の使い方一例

 

使い方例①現状の仕事の洗い出し&見える化

まずPCにインストールしたら使いたいのが、今現状の仕事の洗い出し!
頭の記憶の片隅に入れているものから・・忘却の彼方にいってしまいそうな仕事も・・手帳に書いてあるものまで一度すべてをマインドマップ上に書き出してみます。

これをすることで頭の中がかなりスッキリ!
一度すべての仕事を洗い出すと、頭で覚えておかなくてはならない・・というストレスや負荷が減ります。

使い方例②目標達成までのプロセスを具体化!

例えば、目標に対してのプロセスを具体化していく使い方があります。
すべきことを具体的に考えていくことで、実行力が格段に変わります。

チーム内でのベクトル共有にも使ったりできますね。

【まとめ】Xmindを使うとマインドマップ無しでは仕事ができないほど!?

Xmindの使い方は自由です。
人によって使い方が異なりますが、共通しているのは頭の中で考えていることをすべて吐き出して、見える化できることでしょう。

私の場合、頭のメモリー量が乏しいので、マインドマップを頭の外付けHDDのような感覚で使っています。

思いついたらすぐにマインドマップに打ち込んで、情報を整理することもできます。
普段からタスクが多い人、そしてカオス状態に陥っている人にはおすすめです!

Xmindの作業環境

価格 無料版・有料版
OS Windows/Mac
CPU 800 Mhz 以上
メモリ 256 MB 以上 (512 MB 以上を推奨)
ディスク 300 MB 以上の空き領域

Xmindでできること

  • マインドマッピング
  • ビジネスチャート
  • ブレインストーミング
  • プレゼンテーションモード
  • スライドベース プレゼンテーション
  • ガントチャート
  • MS Office、PDFに対応
  • 一般的なファイル形式にエクスポート
  • Evernote へ保存
  • メモツールとの連携